LoNgK@i_2U (*_*): AMALAN 5S DI SEKOLAH

Pada mesyuarat pertama staf tahun ini (2013) tuan guru besar Encik Norazam Ahmad telah menyatakan bahawa amalan 5S akan digunakan di sekolah sebagai langkah pertama dalam memasuki tahun 2013 untuk mewujudkan suasana yang lebih kondusif.

Sedikit perkongsian

1. TUJUAN

1.1 Tujuan Bahagian Satu ini ialah untuk memberi pemahaman tentang Amalan 5S.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Konsep Amalan 5S mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada
awal tahun 1980an. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang boleh

mewujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa, kemas dan selamat

di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada piawaian serta dapat

memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan.

2.2 Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980an

dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional.

Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S malah ada

di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan daripada

Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

3. MEMAHAMI KONSEP AMALAN 5S
3.1 Amalan 5S

3.1.1 Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5) langkah tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan ‛S‟ yang bermatlamatkan pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi 5S. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

3.1.2 Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai “Kaizen” dalam Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam organisasi.

3.1.3 Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan kerana:

(a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif;

(b) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata;

(d) Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik;

(e) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat;
(f) Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan

(g) Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi.

3.2 Prinsip Amalan 5S

3.2.1 Sisih (Seiri): Menyisih dan melupuskan (membuang) barang yang tidak perlu di tempat kerja

Sisih merupakan satu proses kerja mengasing barangan yang diperlukan dan tidak diperlukan daripada sekumpulan barangan di tempat kerja. Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan yang diperlukan pada masa sekarang atau masa hadapan dan perlu disimpan di tempat penyimpanan yang ditetapkan. Barangan yang tidak diperlukan akan dilupuskan.

3.2.2 Susun (Seiton): Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula di tempatnya

Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak perlu diasingkan. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Tujuan utama menyusun ialah:

· menjimatkan penggunaan ruang;

· penyimpanan barangan lebih kemas dan teratur; dan

· memudahkan proses mengesan dan mendapatkan barangan pada masa akan datang.

3.2.3 Sapu (Seiso): Mencuci atau membersihkan tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di atas lantai, mesin, peralatan dan persekitaran tempat kerja

Persekitaran yang bersih diperlukan oleh semua peringkat pekerja untuk merasa selesa dan ceria apabila bekerja. Selain meningkatkan kecekapan kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Tujuan menyapu untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada pekerja tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini. Menjadi keperluan tempat/peralatan/kawasan yang disapu/dibersih pada setiap masa dengan jadual penyelenggaraan yang berkesan.

3.2.4 Seragam (Seiketsu): Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti

di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa

Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting supaya segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh setiap pekerja akan menyemai sifat kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Panduan diperlukan untuk dipatuhi oleh pekerja bagi menjamin kualiti dan piawaian yang telah ditentukan. Antaranya ialah Standard Operation Procedure

3.2.5 Sentiasa Amalkan (Shitsuke): Melatih pekerja berdisiplin untuk mengamalkan sistem Amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja berkualiti dalam organisasi

Budaya kerja cemerlang dapat dibangunkan dengan mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan. Setiap pekerja perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan
secara berkala.

klik sini untuk bacaan lanjut : http://pengenalan5s.blogspot.com/2011/07/1_7372.html

Garis Panduan Amalan 5S (sumber: PPD Maran)

A) Sudut 5S

a. Nama Zon

b. Carta Organisasi

c. Polisi 5S

d. Jadual Mesyuarat Zon

e. Keputusan Audit

f. Gambar Sebelum dan Selepas 5S

g. Jadual Perancangan dan Perlaksanaan

h. Jadual tugas zon

(Diletakkan di tempat yang strategik dan maklumat perlu sentiasa di kemaskini)

B) Ruangan Pejabat

a. Atas Meja

i. Tidak lebih 3 fail di atas meja pada waktu pejabat

ii. 1 IN/OUT/KIV Tray

iii. 1 Kalender

iv. Selepas kerja, simpan semua dokumen, barang-barang ke tempat asal.

v. Tiada sampah di atas meja

b. Bawah Meja

i. 1 bakul sampah

ii. Tidak lebih satu kasut atau selipar

c. Meja Sisi (atas meja)

i. Telefon

ii. Printer individu

iii. Tidak lebih 5 kad atau gambar yang disusun dengan kemas.

d. Laci

i. Atas – Barang keperluan alat tulis pejabat

ii. Tengah – Barang Bukan selalu guna (kertas/nota/memo/fail)

iii. Bawah – Barang Peribadi (Sudu, cawan, phone charger dsb)

iv. Makanan tidak dibenarkan diletakkan dalam laci.

v. Tiada sampah, serangga dan binatang peliharaan dalam pejabat.

e. Kabinet

i. Jangan letak barang-barang atas kabinet atau almari (cth: helmet, dekorasi dan fail)

ii. Label dan susun barang-barang mengikut susunan dan keperluan

iii. Sentiasa susun dan bersihkan Kabinet dan almari.

iv. Makanan tidak dibenarkan dalam Kabinet atau almari

v. Mesti ada item index.

f. Kerusi

i. Kerusi dalam keadaan baik (tidak bengkok atau patah)

ii. Letak di tempat asal setelah digunakan.

iii. Jangan letak suit atau coat di kerusi. Mesti digantung di dalam almari atau penggantung coat.

iv. Jangan letak barang di atas kerusi selain kusyen

g. Cubicle Shelve (Rak)

i. Label fail manual/Fail mengikut standard.

ii. Tidak lebih 3 dekorasi di atas rak hiasan ( cth: pasu bunga, akuarium kecil, jam kecil, jam kecil,nota kecil @ sbg.)

iii. Buku disusun kemas mengikut buku daftar.

iv. Jangan letak barang/item lain selain dinyatakan di atas.

v. Bersih dan tiada sampah.

h. Name tage/Name plate/Tanda Nama/Papan Tanda

i. Untuk Cubicle – nama perlu diletak di bahagian atas papan penanda dan mudah dilihat.

ii. Untuk Bilik – nama perlu diletakkan pada pintu dan 6 kaki daripada lantai.

iii. Bilik Air – Tagging Gambar ( Lelaki dan Wanita)

iv. Petunjuk arah kawasan

i. Partition Board

i. Nyatakan polisi kawasan (keselamatan, persekitaran dan kualiti)

ii. Tiada stick-on note dibenarkan.

iii. Nota, artikel, calendar dan gambar, mesti ditampal dengan kemas dan kreatif (menggunakan thumb tack.)

j. Notis Board

i. Semua items yang ditampal pada notis boards perlu disusun dengan kemas.

ii. Item atau data yang telah luput tarikhnya perlu diturunkan.

iii. Mesti diselenggara sentiasa – mingguan

iv. Semua artikel atau pengumuman perlu mendapat pengesahan Ketua Unit sebelum dipapar/ditampal.

k. Lantai

i. Mesti bersih dan kering

ii. Tiada sampah

iii. Tiada lubang atau lantai pecah. Tidak licin.

iv. Wayar disusun dengan kemas dan selamat

l. Karpet

i. Mesti bersih dan kering.

ii. Sentiasa vakum

iii. Mesti dalam keadaan baik (tidak berbau atau lembap).

m. Jalan Tar

i. Jalan mesti memenuhi keperluan standard SEMS.

ii. Tiada kerosakan jalan.

n. Dinding

i. Tidak menampal apa-apa stick-on note pada dinding.

ii. Tidak menconteng dinding

iii. Bersih dan tiada sawang

iv. Berada dalam keadaan baik

v. Semua poster atau risalah perlu ditampal dengan teratur dan kemas.

o. Tingkap

i. Tidak meletakkan/menggantung apa-apa pada tingkap.

ii. Bersih dan tidak berabuk

iii. Lap sentiasa.

iv. Dalam keadaan baik (tidak pecah).

v. Mesti ditutup selepas waktu pejabat.

vi. Memastikan semua tingkap boleh ditutup dan dibuka.

p. Laluan Utama Pejabat.

i. Memastikan kasut bersih sebelum memasuki pejabat.

ii. Tidak meletakkan barang yang boleh menghalang laluan.

iii. Tidak membuang sampah di laluan utama.

iv. Pencahayaan yang sesuai diperlukan.

q. Tong Sampah

i. Mesti dikosongkan apabila telah penuh.

ii. Mesti dilapik dengan beg plastik.

iii. Tong sampah/ bakul sampah perlulah bersih.

iv. Jangan membuang putung rokok di atas penutup tong sampah.

r. Komputer

i. Mesti bersih dan kemas

ii. Sentiasa membersihkan alatan komputer.

iii. Jangan meletakkan sebarang dekorasi di atas monitor.

iv. Mesti disusun dengan kemas dan mudah digunakan.

v. Wayar perlu disusun dengan kemas dan selamat. Mesti ditutup setelah digunakan.

s. Telefon

i. Susun di tempat yang sesuai dan mudah digunakan.

ii. Susun wayar telefon dengan baik dan selamat.

iii. Sediakan list bagi nombor-nombor telefon yang digunakan.

iv. Sentiasa bersihkan dengan liquid soap.

v. Jangan biarkan telefon bordering lebih daripada 5 kali.

vi. Telefon diletakkan di tempat yang mudah diambil/capai.

vii. Mesti ada nombor talian sambungan di atas telefon tersebut.

t. Mesin Photostat

i. Kumpulkan jenis-jenis kertas (cth: A3,A4) dengan teratur.

ii. Tambah kertas setelah habis ke dalam mesin.

iii. Set kepada ‘power safe’ setelah waktu pejabat.

iv. Sediakan bakul sampah untuk kertas terpakai.

v. Gantikan ink cartridge apabila diperlukan.

vi. Gunakan dengan berhemah.

vii. Buat aduan kepada Bahagian Pentadbiran sekiranya mengalami kerosakan.

viii. Sediakan panduan menggunakan Mesin Photostat di tempat Photostat.

u. Mesin Fax

i. Sediakan bakul sampah untuk membuang kertas terpakai.

ii. Set kepada ‘power safe’ setelah waktu pejabat.

iii. Sediakan bakul sampah untuk kertas terpakai.

iv. Gantikan ink cartridge apabila diperlukan.

v. Penerimaan fax perlu diterima dan diproses dengan segera.

vi. Gunakan secara berhemah.

vii. Aduan kerosakan dilaporkan kepada Bahagian ICT.

viii. Sediakan panduan menggunakan Mesin Fax di tempat fax.

v. Pintu.

i. Tidak meletakkan barang atau benda yang menghalang pintu.

ii. Tidak menampal apa-apa pada pintu, melainkan tanda arah.

iii. Pintu berada dalam keadaan yang baik dan boleh digunakan.

iv. Bersih dan tidak pudar (pintu kaca).

w. Printer (mesin cetak)

i. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah digunakan.

ii. Pastikan wayar disusun dengan kemas.

iii. Switch off setelah digunakan.

iv. Dibersihkan selalu.

v. Lantik seorang penjaga untuk menjaga keperluan printer.

vi. Mesti bersih dan tidak rosak.

vii. Digunakan mengikut kesesuaian kertas.

x. Tandas

i. Sediakan jadual pembersihan.

ii. Kemaskini dan sediakan checklist jadual pembersihan.

iii. Pastikan penanda jantina.

iv. Susun tong sampah.

v. Sediakan tisu/sabun dan tuala kecil.

vi. Sediakan jadual pembaikan lampu, sitem air dan keperluan tandas.

vii. Sentiasa bersih.

viii. Sediakan risalah/peringatan amalan baik bagi pengguna tandas;

1. Pam setelah digunakan,

2. Basuh tangan setelah keluar dari tandas.

3. Jangan mencangkung dengan kedua-dua kaki di atas mangkuk tandas,

4. Jangan buang tisu atau sanitary ke dalam mangkuk tandas.

y. Sinki.

i. Tiada sampah

ii. Jangan kotorkan sinki.

iii. Pastikan bersih dan berkilau.

iv. Tap dalam keadaan yang baik.

z. Cermin.

i. Pastikan bersih dan berkilau.

ii. Frame dalam keadaan baik.

iii. Tidak pecah atau retak.

aa. Sabun dispenser

i. Perlu ada 30% daripoada had minimum keperluan.

ii. Dispenser berada dalam keadaan yang baik dan boleh digunakan.

bb. Pewangi Udara /Air Freshener

i. Keadaan baik dan boleh digunakan.

ii. Diletakkan di tempat yang sesuai dan praktikal.

iii. Sediakan jadual pembersihan.

cc. Peralatan/Kemudahan Elektrikal.

i. Tutup suis setelah digunakan.

ii. Pastikan soket plak tidak rosak.

dd. Sistem Fail

i. Gunakan warna/nama fail/etc.

ii. Mesti ada List Fail yang digunakan.

iii. Sediakan satu standard sistem fail yang mudah, selesa dan teratur.

ee. Set Sofa

i. Mesti bersih dan tidak berabuk.

ii. Susun dengan kemas.

iii. Alas sofa perlu bersih dan dalam keadaan baik (cth. Tidak luntur dan berbau).

ff. Meja ‘Coffee’.

i. Mesti bersih dan teratur.

ii. Tiada pinggan, cawan atau barang yang tidak digunakan.

iii. Tiada sampah.

gg. Rak Majalah

i. Selenggara majalah yang terkini.

ii. Majalah perlulah berbentuk ilmiah bukan hiburan.

iii. Rak majalah berada dalam keadaan baik.

hh. Langsir / Blind

i. Tidak berabuk.

ii. Langsir atau blind berada dalam keadaan baik.

iii. Tiada barang diletakkan bersebelahan dengan langsir (cth. pasu bunga).

ii. Rak Kasut

i. Diletakkan sditempat yang betul.

ii. Rak kasut berada dalam keadaan yang baik.

jj. Musolla.

i. Tempat wuduk

1. Pastikan sistem air dalam keadaan baik dan mencukupi.

2. Pastikan lubang saluran air baik dan tidak bocor.

3. Selipar yang digunakan hendaklah disusun secara teratur dan kemas.

4. Pastikan kebersihan dijaga dan diutamakan.

ii. Bilik Solat.

1. Pastikan bersih dan berada dalam keadaan baik.

2. Sejadah, kain sembahayang dan buku-buku agama termasuk al-Quran disusun dan diletakkan secara baik, terurus dan terpelihara.

3. Bukan dijadikan tempat tidur.

kk. Pencahayaan Bilik.

i. Suis

1. Switch off setelah menggunakan pejabat.

2. Sediakan layout switch sekiranya terdapat suis yang banyak.

3. Tiada suis yang pecah atau rosak lebih dari seminggu.

ii. Mentol

1. Tidak berklip.

2. Tidak berhabuk.

3. Berfungsi dengan baik.

iii. Casing/cover/penutup lampu

1. Tidak pecah/rosak dan diselenggara segera sekiranya rosak.

2. Tidak berhabuk atau bersawang.

ll. Alatan Pejabat.

i. Alatan tulis

1. Setiap kakitangan perlu ada alatan tersebut seperti:

a. 3 batang pen ( biru, merah, hitam )

b. 1 pensel

c. 1 pemadam

d. 1 pembaris

e. 1 Liquid Paper

f. 1 stapler

g. 1 cellulose Tape

h. 1 puncher

i. 1 tray

j. 1 gunting

k. 1 fluorescent colour Pen

l. 1 cutter

m. 1 kotak paper clip

2. Nama individu perlu diletakkan pada alatan milik masing-masing.

3. Alatan perlu dijaga dengan rapi dan kemas.

ii. Stor Alatan Tulis

1. Perlu ada tempat yang sesuai, mudah bagi penyimpanan alatan.

2. Tagging semua jenis alatan bagi memudahkan pengiraan semasa dan penyelenggaraan stok baru.

mm. Papan Putih (White Boards)

i. Sentiasa bersih setelah digunakan.

ii. 1 pemadam papan putih perlu sentiasa ada setiap masa.

iii. 1 marker pen (biru/merah/hitam) perlu ada setiap masa.

iv. Perlu diletakkan di tempat simpanan setelah digunakan.

nn. Bilik Gerakan

i. Rostrum

1. Perlu sentiasa bersih dan teratur.

2. Rostrum, sekiranya digunakan di luar Bilik Gerakan perlu diletakkan ditempatnya semula.

3. Berada dalam keadaan yang baik .

oo. Dekorasi.

i. Pejabat Pelajaran Daerah Maran menggalakkan warganya menyalurkan kreativiti dan inovasi masing-masing.

ii. Walaubagaimanapun, setiap dekorasi perlulah memenuhi ‘garis panduan elemen 5S’.

pp. Tempat Letak Kenderaan

i. Sentiasa bersih

ii. Line parking yang jelas.

iii. Kelaskan parking mengikut jenis kenderaan (motor, kereta dll).

iv. Parking berpandukan kepada penanda kawasan parking yang disediakan sahaja.

v. Parking Pegawai hendaklah diisi oleh pegawai yang telah ditetapkan- PPD, Timbalan PPD dan ketua unit.

qq. Kawasan Larangan Merokok

i. Pejabat Pelajaran Daerah Maran adalah di dalam “Kawasan Larangan Merokok”

ii. Ini berdasarkan Pekeliling Larangan Merokok di Premis Kerajaan melalui Peraturanperaturan Kawalan Hasil Tembakau 2004 [P.U.(A)324/2004] dan Peraturanperaturan Kawalan Hasil Tembakau (Pindaan) 2008 P.U.(A)315/2008].

iii. Adalah menjadi kewajiban kepada warga kerja dan pelanggan PPD Maran untuk mematuhi peraturan tersebut.

rr. Kaedah-kaedah Susunan Fail

i. Berdasarkan tahun, daerah, kod aktiviti, tarikh, bercampur, atau kelas fail.

ss. Maklumbalas Pelanggan (kriteria Yang Dinilai)

i. Mesra

ii. Bahasa Sopan

iii. Memudahkan urusan

iv. Kemahiran

v. Penjelasan

vi. Cepat

vii. Tepati masa

viii. Terima kritikan

ix. Layanan dan membekal maklumat

x. Kawalan emosi

xi. Persekitaran

xii. Kemudahan

xiii. Ruang dan masa menunggu.

LoNgK@i_2U (_)

Halaman

Klik Jer Sane Sinun

Khamis, 24 Januari 2013

AMALAN 5S DI SEKOLAH

Tiada ulasan:

Catat Ulasan